Qué es un gestor de flotas
Un gestor de flotas es la persona responsable de que los vehículos de una empresa estén disponibles, en regla y sean rentables. Decide qué vehículo cubre cada servicio, controla mantenimiento e ITV, negocia con talleres y proveedores, y responde de los costes de la flota. En español el término designa también al programa que usa para hacerlo, y conviene no confundirlos.
Las funciones de un gestor de flotas
El puesto combina operación diaria y control económico. En la práctica se resume en seis responsabilidades:
- Asignar vehículos y conductores a cada servicio o reserva, evitando solapamientos.
- Controlar el mantenimiento preventivo, las revisiones y la ITV antes de que venzan.
- Registrar y vigilar los costes de cada vehículo: taller, averías, seguro y financiación.
- Gestionar la documentación: permisos de los conductores, seguros, contratos y multas.
- Medir la ocupación y la rentabilidad de la flota, y decidir qué renovar o retirar.
- Tratar con talleres, aseguradoras y proveedores de renting o financiación.
¿La persona o el programa?
Las dos cosas, y de ahí la confusión. «Gestor de flotas» es el cargo, pero también se llama así al software que centraliza esa operación. Si buscas la herramienta, la referencia es qué es un software de gestión de flotas; si buscas el puesto, es esta página. Una pista para distinguirlo: al programa se le pide que avise, calcule y exporte; a la persona, que decida.
¿Hace falta un gestor de flotas dedicado?
Por debajo de cinco o diez vehículos rara vez hay un puesto dedicado: las funciones las absorbe quien lleva la operación o la administración. El problema no es entonces la falta de persona, sino que esa persona lleva la flota en hojas de cálculo y mensajes, sin avisos ni rentabilidad por vehículo. A partir de ahí la herramienta sustituye al puesto antes que la contratación.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un gestor de flotas y un jefe de tráfico?
El jefe de tráfico planifica servicios, rutas y conductores en el día a día del transporte. El gestor de flotas responde además del activo: mantenimiento, ITV, costes, seguros, renovación y rentabilidad de cada vehículo. En empresas pequeñas suele ser la misma persona.
¿Qué herramientas usa un gestor de flotas?
Un panel de gestión para reservas, vehículos, mantenimiento y costes; opcionalmente telemática o GPS si necesita localización en tiempo real; y hojas de cálculo para lo que no cubra ninguno de los dos. Vekta Fleet cubre lo primero y no requiere hardware instalado.
¿Cuántos vehículos puede llevar un gestor de flotas?
Depende de la rotación, no del número. Veinte vehículos de renting corporativo con pocos cambios dan menos trabajo que diez de alquiler con varias reservas diarias. Lo que marca el límite es cuántas decisiones al día exige la flota.
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